無題ドキュメント

メールの管理

メッセージのプレビュー

時間のない時などに、たくさんのメールにひとつづつ目をとおすのは

時間がかかり大変です｡しかし、メールの中には早急な対応が必要

なものもあるかもしれません。そんなときに便利なのがこのプレビュー

です。

「表示」メニューの「プレビュー」をクリックします。

全てのメッセージの頭の数行が表示されます。

表示された中に、内容を確認したいものがあった時は、

そのメッセージを選択して、「表示」メニューの

「プレビューウィンドウ」をクリックします。

プレビューウィンドウが情報ビューアの下部に独立したウィンドウ

として表示され、メッセージの全体を読むことができます。

メッセージをテーマ別に並び替える

列見出しを使っての並べ替えのほかに、テーマ別の並べ替えも

あります（ちなみに、列見出しの並び替えは「数字」、「アルファベット」、

「かな」、「漢字」の順で行われます）。

ここではフォルダ内のメッセージをテーマ別に並び替え、内容が

関連するメッセージをひとめで確認できるようにします。

受信フォルダが開かれている事を確認して、ツールバーの

「整理」ボタンをクリックします。そして、「ビューを使う」を

選択してください。

上の画面で、「使用するビューを選択してください」ボックスの

一覧から「テーマ別」を選択します。

この画面の下にテーマ名が表示されますので、テーマ名の前の

＋（プラス）記号をクリックします｡そのテーマに分類されたメッセージの

一覧が出ますので、「整理　受信トレイ」（上の画面）パネルの

「使用するビューを選択してください」ボックスの一覧から「メッセージ」を

選択し、標準ツールバーの「整理」ボタンをクリックします。

メッセージを検索する

もう一度みたいメッセージがあったのに、差出人が思い出せず、

件名や本文に含まれている単語しか覚えていないという時に

この検索機能を使ってみてください｡

受信フォルダが開いている事を確認して、

ツールバーの検索ボタンをクリックします。

「検索する文字列」ボックスに、さがしたい単語を入力します。

「メッセージ内のすべてのテキストを検索する」チェックボックスを

オフにして、「検索開始」をクリックします。

フォルダ内のメッセージの差出人と件名が検索されます。

「アイテムが見つかりません」という表示が出たら、

右上隅にある「高度な検索」をクリックします。「検索対象」ボックスに

「メッセージ」と表示されているのを確認して、「検索する文字列」に

探したい単語を入れます。

「検索対象」ボックスの一覧から「件名とメッセージ本文」を選択し、

「検索」をクリックします。

メッセージにフラグを設定する

フラグの設定

受信フォルダのメッセージの中には、電話をかけたり、返信するといった

対応が必要なものも含まれています。

このようなメッセージにコメントを追加して対応状況を管理するときは、

フラグ機能を利用します。

例えば、送信者に電話する事を忘れないようにするために、

受け取ったメッセージにフラグを設定し、電話の後でフラグを終了に

設定します｡終了フラグは,処理の完了だけでなく、対応した

日付と時刻の記録にもなります｡

対象のメールを選択して、ダブルクリックしてメッセージを開きます。

「フラグの設定」ボタンをクリックして、「フラグの設定」ダイアログ

ボックスを開いてください。

「フラグの内容」ボックスの一覧から、「電話してください」を選択し、

「フラグの期間」ボックスの下向き矢印をクリックし、カレンダー

で日付を選択します。「OK」をクリックすると、コメント領域に

「電話してください」というコメントと期限日時が表示されます。

メッセージフォームの閉じるボタンをクリックすると対象の

メールに赤色の旗が付けられます｡

終了の設定

対象のメールをダブルクリックして、メッセージをひらきます。

「フラグの設定」ボタンをクリックします。「終了に設定する」をチェックし、

「OK」をクリックすると、コメント領域に終了日時が追加され、

旗の色が灰色になります。

フラグを消去するには、メッセージを右クリックし、ショートカットメニュー

の「フラグをクリア」をクリックします。

不在時のアシスタントを使用する

（企業／ワークグループでセットアップされ、Microsoft Exchange Serverを使用）

何日かに及ぶ出張などで、メールの確認ができないことがあります。

そのようなときのために、アシスタントという機能が用意されています｡

この機能を有効にしておけば、ワークグループ内のメンバーから

メールを受け取ったときに、不在を知らせるメッセージを自動的に

送信する事ができます。

同じ差出人から複数のメッセージを受け取った場合でも、不在通知

は1通しか送信されないので、相手に迷惑をかける心配もありません。

「ツール」メニューの「不在時のアシスタント」をクリックする。

「不在時のアシスタント」ダイアログボックスが表示されます。

「不在」オプションボタンを選択し、「送信者に１度だけ自動返信する

文字列」ボックスに、不在である旨等、メッセージを入力し、OKします。

これを無効にしたいときは、Outlookを起動したときに表示される、

在席に変更するかどうかを確認するメッセージで「はい」を選んで下さい。

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