ところで、エクセルとどう違うの？
　
よくある質問で、「エクセルとはどう違うんですか？」というのがあります。
ワードとエクセルの違いは、「文章作成ソフト」と「表計算ソフト」として説明しやすいと思いますが、エクセルとアクセスとなると少し説明がややこしくなってくるように思います。
アクセスは、基本的考え方も使い方も、エクセルとは全然異なるソフトです。もちろん、比べる事自体が間違いなのかもしれませんが、よく、「アクセスはエクセルの上位ソフト」のような誤った情報を聞くにつけ、一度しっかりと二つのソフトの違いをおさらいしようと思います。
　

ではまず、エクセルをはじめとする「表計算ソフト」とはなんでしょう。もちろんいろいろとメーカーによってできることは違うと思いますが表計算ソフトの基本的な考え方というのは、「セルというマスの中に文字や数字を入力し、計算したものの集合体=表」を作成するためのソフトというものだと思います。

　
では、エクセルを使って見積書を作成してみます。
　
このような表を作成するのに何に注意して作成したでしょうか。
印刷するときのイメージをもとに、計算しやすい、見やすい表を作成したと思います。
エクセルは、複雑な計算式を使いこなす以前に、このように、「一覧性のある表を作成する」という考え方をベースに使われるソフトです。
　
では、このような見積書をアクセスで作成するにはどうしたらよいでしょう。
まず、アクセスの基本はテーブルですよね。ということでテーブルを作成して、
　
さっきのエクセルのような感じで印刷したいので、こんな感じでレポートを作ってみて
　
できあがりはこんな感じでしょうか。
　
簡単な作りで何の工夫もないのですが、結構手間がかかってしまいました。
　
要するに…、どういう形の出来上がりを求められているのか、というので使い分けるべきだと思います。
↑のような形式のレポートを頻繁に出すようなデータであれば、エクセルで十分です。
やらなければいけない仕事や持っているデータの出し方がこんな感じで
それを月末や期末などにこういうふうに集計して資料を作成しなければいけないのであれば
アクセスでファイルを作っておいたほうがベターかもしれません。
　
アクセスは、「テーブル」の中にデータをためて、それを「クエリ」を使って抽出したり集計したりして、あとあとデータを利用していくような、そういうタイプの仕事に適しています。
　
ソフトを使う、ということは、「その業務を効率よく、システマティックにこなす」ためですよね。
アクセスを無理に使うより、使い慣れた表計算ソフトのほうが効率がいい、というのであればそっちのほうがいいと思います。
それでもアクセスを使いたい、というのであれば……がんばりましょう。
アクセスのほうがエクセルより難しい、とは一概に言えないと思うのですが、やっぱり初めはとまどうことと思います。
そして使いこなすためには、何度も何度も、何かを作ってみるのが近道だと思います。（たぶん、一筋縄ではいかないと思いますが…）
アクセスの勉強をすればするほど、表計算ソフトとの違いがわかって楽しいですよ。
　
　

　

　
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